Denetim ve değerlendirme deneyimi olan herkes bilir: uygunsuzlukların büyük çoğunluğu her kurumda benzer başlıklarda toplanır. Sistem tasarımından çok, günlük uygulamanın standartla arasındaki küçük boşluklardan puan kırılır. İyi haber şu ki bu başlıklar öngörülebilir; kötü haber ise çoğu kurumun bunları ancak değerlendirici önüne koyunca fark etmesidir.
Bu yazıda saha deneyimine dayanarak, değerlendirme ve denetimlerde en sık karşılaşılan 20 uygunsuzluk başlığını ve her biri için pratik önlemleri derledik. Amaç, kurumunuzu değerlendiriciyle karşılaşmadan önce bu gözle bir kez daha görmenizi sağlamaktır.
Dokümantasyon ve Kayıt Kaynaklı Uygunsuzluklar
1. Güncel olmayan dokümanlar. Revizyon tarihi geçmiş, eski sürümü sahada kullanılan prosedürler en sık rastlanan bulgudur. Doküman kontrol listesi tutulmalı, güncel sürümün nerede olduğu ve eski sürümlerin nasıl geri çekildiği net olmalıdır.
2. Kayıt eksikliği. Yapıldığı söylenen ama kaydı bulunmayan faaliyetler. Değerlendiricinin temel ilkesi kanıta dayanır: kaydı yoksa yapılmamış sayılır. Kayıt formları süreçle bütünleşmeli, sonradan doldurulacak bir yük olmamalıdır.
3. İmza ve onay eksiklikleri. Doldurulmuş ama imzalanmamış, onaylanmamış formlar. Kimin, ne zaman, hangi yetkiyle onayladığı izlenebilir olmalıdır.
4. Doküman ile uygulama arasındaki tutarsızlık. Prosedürde yazan ile sahada yapılanın farklı olması. Prosedürler gerçek uygulamayı yansıtmalı; ya doküman gerçeğe ya uygulama dokümana uyarlanmalıdır.
Dokümantasyonun baştan doğru kurgulanması bu başlıkların çoğunu kökten çözer; ayrıntılar için SKS Dokümantasyonu Nasıl Hazırlanır? yazımıza göz atabilirsiniz.
Eğitim ve Yetkinlik Kaynaklı Uygunsuzluklar
5. Eğitim kayıtlarının eksikliği. Planlanan eğitimlerin yapıldığına dair katılım kaydının, içeriğin veya etkinlik değerlendirmesinin bulunmaması. Eğitim planı, katılım listesi ve etkinlik ölçümü bir bütün olarak tutulmalıdır.
6. Oryantasyon eksikleri. Yeni başlayan veya birim değiştiren personelin uyum eğitiminin kayıt altına alınmaması. Oryantasyon, işe başlama sürecinin ayrılmaz bir parçası olmalıdır.
7. Yetkinlik ve görev tanımı boşlukları. Personelin yaptığı işe uygun yetki ve görev tanımının olmaması ya da güncel olmaması.
Cihaz, Kalibrasyon ve Fiziki Ortam
8. Kalibrasyon ve bakım eksiklikleri. Ölçüm yapan cihazların kalibrasyon süresinin geçmesi veya periyodik bakım kaydının olmaması. Cihaz envanteri, kalibrasyon ve bakım takvimiyle birlikte izlenmelidir.
9. Cihaz üzerinde takip etiketi bulunmaması. Kalibrasyon veya bakım durumunu gösteren etiketlerin eksikliği, sahada hızla göze çarpar.
10. Fiziki ortam ve güvenlik zafiyetleri. Kaygan zemin, eksik uyarı levhaları, erişimi engellenmiş yangın ekipmanı gibi durumlar.
Hasta Güvenliği Kaynaklı Uygunsuzluklar
11. El hijyeni uyumsuzlukları. El hijyeni endikasyonlarına uyulmaması, ürün erişilebilirliğinin yetersizliği veya uyum izleminin yapılmaması. Bu başlık, hasta güvenliğinin en görünür göstergelerindendir.
12. Düşme önleme eksikleri. Düşme riski değerlendirmesinin yapılmaması, riskli hastalarda önlem alınmaması veya bilgilendirmenin kayıt altına alınmaması.
13. İlaç yönetimi zafiyetleri. Yüksek riskli ilaçların ayrıştırılmaması, miadı geçmiş ilaç bulundurulması, saklama koşullarının izlenmemesi, benzer görünen ve benzer okunan ilaçların birlikte tutulması.
14. Hasta kimlik doğrulama eksikleri. İşlem öncesi kimlik doğrulamanın standart yöntemle yapılmaması.
15. Bası yarası ve diğer risklerin değerlendirilmemesi. Risk değerlendirme araçlarının kullanılmaması veya sonuçlara göre önlem alınmaması.
Enfeksiyon, Atık ve Acil Durum
16. Atık yönetimi hataları. Tıbbi ve evsel atığın ayrıştırılmaması, atık poşeti ve kutularının yanlış kullanımı, geçici depolama koşullarının uygunsuzluğu.
17. Enfeksiyon kontrol eksikleri. İzolasyon önlemlerinin uygulanmaması, sterilizasyon takip kayıtlarının eksikliği.
18. Acil durum hazırlığı zafiyetleri. Acil durum ekipmanının eksik veya kontrolsüz olması, tatbikat kayıtlarının bulunmaması, acil çıkışların işaretlenmemesi.
Sistem ve İzleme Kaynaklı Uygunsuzluklar
19. Gösterge izlemenin sürdürülmemesi. Belirlenen göstergelerin düzenli hesaplanmaması, hedef sapmasında aksiyon alınmaması, verinin analiz edilmeden raflanması.
20. DÖF sürecinin işletilmemesi. Uygunsuzlukların kayıt altına alınmaması, kök neden analizi yapılmadan yüzeysel çözümlerle kapatılması, etkinliğin doğrulanmaması. DÖF sürecini baştan sona doğru kurmak için DÖF Nasıl Açılır, Doldurulur ve Kapatılır? yazımızdan yararlanabilirsiniz.
Ortak Payda: Süreklilik ve Kanıt
Bu yirmi başlığa dikkatle bakıldığında iki ortak nokta göze çarpar. Birincisi, uygunsuzlukların çoğu bilgi eksikliğinden değil sürekliliğin sağlanamamasından kaynaklanır; kurum bir dönem çok iyi uygular, sonra gevşer. İkincisi, yapılan işin kanıtlanamamasıdır; faaliyet gerçekleşmiş olsa bile kaydı yoksa değerlendirme açısından yok sayılır.
Bu nedenle en etkili hazırlık, denetimden hemen önce yapılan telaşlı bir toparlama değil, süreçlerin günlük işleyişe gömülmesidir. Denetim öncesi kendi kurumunuzu değerlendiricinin gözüyle taramak için Denetim Öncesi Kontrol Listesi: 10 Kritik Başlık yazımızdaki kontrol listesini kullanabilirsiniz.
Denetime Girmeden Önce Bir Kez Prova Edin
Yukarıdaki başlıkların hangilerinin sizin kurumunuzda risk oluşturduğunu en net biçimde, tarafsız bir gözle yapılan bir ön değerlendirme gösterir. Denetim öncesi değerlendirme hizmetimiz ile ekibimiz, gerçek bir denetim mantığıyla kurumunuzu tarar, uygunsuzluk risklerini önceden tespit eder ve değerlendiriciyle karşılaşmadan önce düzeltmeniz için size somut bir yol haritası sunar. Sürprizlerle değil, hazırlıkla denetime girmek için denetim öncesi değerlendirme hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Değerlendiriciler en çok neden puan kırar? En sık kaynak, güncel olmayan dokümanlar ve kayıt eksiklikleridir. Bunları eğitim kayıtları, kalibrasyon, el hijyeni, ilaç yönetimi ve atık yönetimi gibi başlıklar izler. Ortak payda genellikle sürekliliğin sağlanamaması ve yapılan işin kanıtlanamamasıdır.
Uygunsuzlukların çoğu neden benzer başlıklarda toplanıyor? Çünkü çoğu uygunsuzluk sistem bilgisizliğinden değil, günlük uygulamanın standarttan zamanla uzaklaşmasından doğar. Bu da her kurumda benzer noktalarda birikir ve öngörülebilir hale gelir.
Kayıt eksikliği neden bu kadar önemli? Değerlendirme kanıta dayanır. Bir faaliyet gerçekten yapılmış olsa bile kaydı yoksa, değerlendirici açısından yapılmamış kabul edilir. Bu yüzden kayıt, sürecin ayrılmaz bir parçası olmalıdır.
Denetime hazırlık için en etkili yöntem nedir? Denetimden hemen önce toparlanmak yerine süreçleri günlük işleyişe yerleştirmek en etkili yöntemdir. Buna ek olarak, tarafsız bir ön değerlendirme ile riskli başlıkları önceden tespit etmek büyük avantaj sağlar.
Bu uygunsuzlukları önlemek için nereden başlamalıyım? Öncelik yüksek riskli ve sık tekrarlayan başlıklardır: doküman güncelliği, kayıt bütünlüğü, hasta güvenliği uygulamaları ve DÖF sürecinin işletilmesi. Bir kontrol listesiyle mevcut durumu tespit edip önceliklendirerek ilerlemek en sağlıklı yaklaşımdır.
İlgili Yazılar
